Organizar reuniones y citas con grupos de gente siempre es complicado, por mucha tecnología que tengamos a nuestra disposición. Hay que poner de acuerdo a todo el mundo, pero además si el día está embarullado ir de un sitio a otro y llegar a tiempo se convierte en casi una proeza. Por suerte la tecnología evoluciona y hoy en día los calendarios colaborativos para grupos y los agentes inteligentes ofrecen cada vez más opciones.
Para resolver todo esto de una sola vez la gente de Woven ha lanzado su sistema de calendario que intenta unificarlo todo y de forma inteligente. Dicen que han empezado por el Calendario, porque “es el centro del sistema de organización del tiempo“, y razón no les falta. Desde ese punto central se conecta con las personas (Contactos) y con las comunicaciones para organizarlo todo (Correo electrónico). Woven utiliza de momento las cuentas de Google y Google Suite para esta tarea, aunque tienen previsto ampliarlo a las de Office 365 de Microsoft.
Tras crear la cuenta, para manejar la aplicación (que funciona en el navegador web como una app en el móvil) basta seguir un pequeño tutorial que explica la forma de usarlo. Normalmente la gente crea diversos calendarios para diferentes temas (grupos de trabajo, amigos, familia, eventos sociales) y tan sólo hay que marcar los que tiene prioridad en cuanto a “tiempo reservado” para chequear con ellos los conflictos. Por ejemplo, se puede priorizar el equipo de la oficina y las citas familiares, pero pasar por alto algunos grupos de trabajo secundarios, los calendarios de las series de televisión favoritas o los recordatorios de cumpleaños. También hay que facilitar a Woven las direcciones de casa y de la oficina –y más adelante las de los lugares de reunión– para que pueda calcular con ayuda de Google Maps lo que se tarda en ir de un sitio a otro.
Woven actúa como los llamados “agentes inteligentes”, como un bot automático que es capaz de enviar correos para pedir citas a la gente para organizar las reuniones y leer las contestaciones. Si se quiere organizar una reunión basta con indicar los nombres de las personas a quienes se quiere invitar y sugerir una fecha y hora (se pueden indicar varias). Ahí acaba el trabajo: Woven envía los correos, lee las respuestas, entiende el lenguaje natural (frases como “prefiero mañana por la tarde”) y replantea las reuniones según es necesario. Es como tener un asistente que se encarga de todo y sólo alerta cuando no puede resolver un conflicto de agendas por sí mismo.
Otro aspecto importante es que si hay que moverse de un sitio a otro Woven calcula el tiempo que se tardará en hacerlo, ajustando las horas para poder llegar a todas partes sin agobios. Esto se hace utilizando datos históricos para la estimación de rutas, algo que ya hacen Google Maps y otras aplicaciones automáticamente.
Todo esto se muestra en una página que combina el calendario de la semana o del día con el mapa del recorrido que habrá que seguir, de forma que visualmente sea fácil de entender cómo transcurrirá el día. Algo útil para todo el mundo, pero sin duda mucho más para quienes por su trabajo pasen el día yendo de un sitio a otro a reuniones y citas. Y es que llegar a tiempo suele ser la mejor tarjeta de presentación.
